Selasa, 25 September 2012

Prinsip Penataan Barang


           Dalam manajemen gudang ada kaidah-kaidah penataan agar performance gudang dapat dioptimalkan. Namun ada beberapa kaidah yang tidak bisa diterapkan manakala kondisi gudang tidak sesuai dengan yang dipersyaratkan. Oleh karena itu ada prinsip yang masih bisa diterapkan dalam kondisi gudang yang sempit. Beberapa prinsip penataan tersebut adalah :


  1. Setiap barang memiliki tempatnya sehingga memudahkan untuk menempatkan dan mencari barang kembali. 
  2.  Setiap tempat memiliki alamat sebagai identitas lokasi penempatan barang. 
  3. Setiap alamat memiliki daftar alamat penempatan sehingga menjamin setiap orang mampu mencari barang dengan tepat. 
  4. Setiap istilah memiliki petunjuk dalam kamus barang, memudahkan petugas gudang untuk mengidentifikasi alamat penempatan barang.
  5. Setiap alamat penempatan barang dipelihara dengan baik agar menjamin barang ditempatkan pada tempatnya. 
  6. Barang fast moving ditempatkan dalam jangkauan sehingga meminimalisasi pergerakkan petugas dalam menempatkan dan mengambil barang. 
  7. Barang fast moving tidak selamanya memiliki pergerakkan demikian, maka manajemen perlu melakukan penataan ulang barang di lokasi penempatan. Menata membutuhkan waktu 1 – 2 hari untuk transaksi selama 3 – 4 bulan.
  8. Barang slow moving ditempatkan diluar jangkauan. Jauh dari lokasi pintu keluar masuk gudang. lokasi dekat pintu masuk dikhususkan untuk barang yang fast moving dan ketentuan khusus (berat). 
  9. Barang dikelompokkan dalam kelompok penempatan barang agar mudah untuk mengingat lokasi group penempatan barang dan menjamin kecepatan dalam mencari barang yang dibutuhkan. Dasar pengelompokan berdasar fungsi kegunaan, tipe / jenis atau nama barang. Pengelompokkan berdasar merk perlu dipertimbangkan dengan baik. 
  10. Penempatan barang yang memiliki seri nomor atau ukuran dilakukan dalam garis kelompok penempatan sehingga pergerakkan petugas menjadi lebih efisien. 
  11.  Prinsip FIFO dalam penataan barang menjamin barang yang disimpan di gudang adalah barang yang terbaru. FIFO adalah barang yang masuk lebih dulu diupayakan untuk dapat keluar lebih dulu (First In First Out). 
  12. Penempatan barang yang ditumpuk keatas perlu diberi pengunci agar terhindar dari resiko barang terjatuh dan ditetapkan jumlah tinggi penumpukan maksimal agar packaging barang tidak rusak (prinsip menata di ruang penempatan yang sempit). 
  13.  Jumlah tumpukan diperhitungkan agar memudahkan untuk melakukan pemeriksaan stock atau stock opname barang. ( mengubah opname sebulan lebih menjadi 3 hari kerja dengan akurasi yang dipertanggung jawabkan). 
  14. Menjamin kebenaran jumlah barang dalam packaging sehingga mempercepat proses pengecekan barang sebelum dilakukan pengiriman. 
  15.  Variasi penumpukan barang yang berbeda maksimal 3 item penumpukkan agar mengurangi jumlah pergerakkan petugas manakala mengambil barang yang dibutuhkan (prinsip menata di ruang sempit).
  16. Pengelompokkan barang berdasar dimensi dilakukan dalam upaya untuk mengoptimalkan lokasi penempatan barang di gudang. 
  17. Gang antar penempatan barang dibutuhkan untuk memudahkan petugas dalam melakukan pengecekan identitas dan jumlah barang dalam penempatan.   
  18.  Prinsip menata untuk tujuan akhir, yaitu kecepatan dan ketepatan pelayanan. Tujuan akhir jauh lebih penting karena itu menyangkut performance gudang dalam memberikan pelayanan kepada pelanggan. Prinsip Rapi bisa di wujudkan dengan menciptakan tempat untuk segala sesuatu sehingga segala sesuatu dapat ditempatkan pada tempatnya.
  19. Prinsip lainnya yang perlu dipertimbangkan dalam menata di ruang yang terbatas.

Demikian yang dapat kami bagikan, moga berbagi bisa mendatangkan manfaat. Salam sukses selalu.

Drs.Psi. Reksa Boeana
Executive Partner PT. Smart Business Solution.

Kamis, 13 September 2012

Penataan di gudang elektronik


                Toko elektronik menawarkan banyak item produk dari berbagai merk. Sudah diketahui umum bahwa variasi item di toko elektronik cukup banyak. Mulai dari merk, ukuran, tipe barang, sampai dengan warna. Pelanggan dilayani dengan prinsip “One Stop Shopping”. Permasalahan utama yang seringkali muncul adalah proses finishing, yaitu memenuhi keinginan pelanggan dengan mengirimkan barang sesuai dengan pilihan pelanggan. pelanggan menghendaki barang dapat terkirim cepat bahkan menghendaki dikirim pada hari yang sama pada saat pemesanan.
                Sales counterpun memanjakan pelanggan dengan memenuhi permintaan pelanggan dengan janjinya akan mengirimkan barang ke pelanggan sesuai dengan yang dikehendaki oleh pelanggan. bukan hanya masalah ketidaklengkapan penulisan alamat pelanggan, identitas pelanggan dan nomor telp yang dihubungi tetapi banyak masalah berkaitan dengan pengiriman yang salah tipe atau warna. Kesalahan ini terjadi karena tidak akurasinya informasi stock barang dan penempatan barang digudang (lay out penempatan barang perlu dievaluasi).
                Pengalaman dalam membantu memberikan konsultasi perbaikan manajemen untuk toko elektronik, dapat disimpulkan karena variasi item, ukuran, tipe dan warna barang maka penempatan barang digudang tidak bisa di tata sesuai dengan item. Tidak pula bisa ditata sesuai tipe dan warna barang. Penataan yang demikian membutuhkan gudang yang luas.
                Dalam melakukan upaya mengoptimalkan luas area penempatan barang di gudang, maka penataan diklasifikasikan melalui ukuran barang. Dengan cara demikian maka variasi dalam melakukan penataan menjadi dapat disederhanakan sehingga mengurangi pergerakkan dalam mencari dan mengeluarkan barang. Barang juga dapat ditumpuk lebih tinggi dengan tetap memperhatikan pergerakkan yang seefisien mungkin ketika mengeluarkan barang. Kami selalu menyarankan 3 tumpukan barang yang bisa dilakukan agar tidak mengalami kesulitan dalam mengeluarkan barang.
                Identifikasi barang dilakukan melalui alamat penempatan barang. Daftar alamat penempatan barang perlu di pelihara agar sesuai dengan penempatan fisik barangnya. Kadang kala petugas gudang dapat mengidentifikasi dari ukuran barang dan mencari barang di area penempatan sesuai dengan ukurannya. Cara ini kurang disarankan karena pilihan item dan warna bisa menjadi penyebab kesalahan dalam mengambil barang. Melalui ketertiban petugas dalam mengambil dan mengeluarkan barang berdasar alamat penempatannya maka alamat penempatan barang terpelihara dengan baik. Melalui cara ini maka manajemen mampu menjamin pengiriman tepat waktu dan tepat item sesuai dengan permintaan pelanggan.
Berbagi untuk bermanfaat, salam sukses selalu
Drs.Psi.Reksa Boeana
Executive Partner PT.Smart Business Solution

Penataan barang di gudang, menentukan kecepatan pelayanan


                Toko elektronik menawarkan banyak item produk dari berbagai merk. Sudah diketahui umum bahwa variasi item di toko elektronik cukup banyak. Mulai dari merk, ukuran, tipe barang, sampai dengan warna. Pelanggan dilayani dengan prinsip “One Stop Shopping”. Permasalahan utama yang seringkali muncul adalah proses finishing, yaitu memenuhi keinginan pelanggan dengan mengirimkan barang sesuai dengan pilihan pelanggan. pelanggan menghendaki barang dapat terkirim cepat bahkan menghendaki dikirim pada hari yang sama pada saat pemesanan.
                Sales counterpun memanjakan pelanggan dengan memenuhi permintaan pelanggan dengan janjinya akan mengirimkan barang ke pelanggan sesuai dengan yang dikehendaki oleh pelanggan. bukan hanya masalah ketidaklengkapan penulisan alamat pelanggan, identitas pelanggan dan nomor telp yang dihubungi tetapi banyak masalah berkaitan dengan pengiriman yang salah tipe atau warna. Kesalahan ini terjadi karena tidak akurasinya informasi stock barang dan penempatan barang digudang (lay out penempatan barang perlu dievaluasi).
                Pengalaman dalam membantu memberikan konsultasi perbaikan manajemen untuk toko elektronik, dapat disimpulkan karena variasi item, ukuran, tipe dan warna barang maka penempatan barang digudang tidak bisa di tata sesuai dengan item. Tidak pula bisa ditata sesuai tipe dan warna barang. Penataan yang demikian membutuhkan gudang yang luas.
                Dalam melakukan upaya mengoptimalkan luas area penempatan barang di gudang, maka penataan diklasifikasikan melalui ukuran barang. Dengan cara demikian maka variasi dalam melakukan penataan menjadi dapat disederhanakan sehingga mengurangi pergerakkan dalam mencari dan mengeluarkan barang. Barang juga dapat ditumpuk lebih tinggi dengan tetap memperhatikan pergerakkan yang seefisien mungkin ketika mengeluarkan barang. Kami selalu menyarankan 3 tumpukan barang yang bisa dilakukan agar tidak mengalami kesulitan dalam mengeluarkan barang.
                Identifikasi barang dilakukan melalui alamat penempatan barang. Daftar alamat penempatan barang perlu di pelihara agar sesuai dengan penempatan fisik barangnya. Kadang kala petugas gudang dapat mengidentifikasi dari ukuran barang dan mencari barang di area penempatan sesuai dengan ukurannya. Cara ini kurang disarankan karena pilihan item dan warna bisa menjadi penyebab kesalahan dalam mengambil barang. Melalui ketertiban petugas dalam mengambil dan mengeluarkan barang berdasar alamat penempatannya maka alamat penempatan barang terpelihara dengan baik. Melalui cara ini maka manajemen mampu menjamin pengiriman tepat waktu dan tepat item sesuai dengan permintaan pelanggan.
Berbagi untuk bermanfaat, salam sukses selalu
Drs.Psi.Reksa Boeana
Executive Partner PT.Smart Business Solution

Mengelola dan Menempatkan Barang Fast Moving



Barang Fast Moving  perlu menjadi perhatian khusus pengelola gudang. Omzet terbesar perusahaan dihasilkan oleh barang fast moving. Oleh karena itu dalam penataan dan pengendalian, barang fast moving mendapat perhatian khusus. Umumnya pengelola gudang telah memahami posisi penempatan atas barang fast moving. Penempatan yang tepat untuk barang fast moving adalah didekat pintu gudang. Apabila gudang memiliki 2 pintu maka penempatan barang fast moving diletakkan di dekat pintu keluar barang. 

Penempatan barang fast moving di rak penempatan juga diposisi arah pintu keluar gudang. penempatannya di rak berada dalam jangkauan. Penempatannya perlu diatur dengan tepat sehingga mengurangi pergerakkan dalam mengambil dan mengeluarkan barang fast moving. Prinsip pergerakkan seminimum mungkin dan transportasi seefisien mungkin perlu diterapkan dalam mengatur penempatan barang fast moving. Untuk barang tertentu yang besar dan berat dapat ditempatkan di kolong rak penempatan barang, atau rak bagian bawah. Penempatannya di atas palet penempatan barang diupayakan untuk tidak melebihi paletnya, karena pergerakan atas barang ini dibutuhkan kecepatan sehingga dengan penempatan didalam palet barang maka akan menghindari resiko kerusakan. 

Pengendalian atas ketersediaan barang fast moving menjadi faktor penting untuk diperhatikan. Stock minimum perlu ditetapkan dan dikendalikan dengan baik. Visual control atas ketersediaan stock bila memungkinkan dibuat agar petugas gudang menjadi peka atas ketersediaan barang fast moving. Akurasi data persediaannya juga diperhatikan karena akan berpengaruh pada penjualan.
Namun dalam prakteknya, banyak kejadian barang fast moving tidak lagi berada di posisi penempatan yang tepat. Bukan karena petugas gudang tidak patuh atau disiplin dalam menata barang tetapi karena jumlah kedatangannya yang cukup besar. Pengelola gudang perlu mempertimbangkan faktor kedatangan barang karena akan berpengaruh pada posisi penempatan barang di lokasi penempatannya. 

Bercampurnya penempatan item barang fast moving dan item barang lain, sangat berpengaruh pada kecepatan pelayanan gudang dalam menyiapkan barang. Posisi penempatan yang berpindah menjadi di bagian ujung lokasi penempatan yang jauh dari pintu keluar. Penempatan barang yang berada di 2 lokasi atau lebih. Tentunya akan berpengaruh terhadap kecepatan pelayanan gudang. oleh karena itu perlu diupayakan sistem pengaturan yang tepat, antisipasi atas kedatangan barang dalam jumlah yang tak terduga dan penempatan yang tidak bercampur dengan item barang lain perlu diterapkan dengan disiplin kerja yang tinggi.
Berbagi untuk mendatangkan manfaat, salam sukses selalu.

Drs.Psi.Reksa Boeana
Executive Partner PT. Smart Business Solution

Selasa, 11 September 2012

Menentukan Kebutuhan Rak Penempatan



        Keunggulan dalam penjualan bukan hanya ditentukan oleh promosi tetapi pengaturan strategi untuk unggul dalam persaingan. Strategi mendahului promosi yang perlu dilakukan. Penataan barang sangat menentukan dalam menunjang strategi penjualan maka perlu dilakukan pengaturan yang tepat (Warehouse Management). Mengatur Gudang bukanlah menata barang, tetapi mengatur pergerakkan barang dengan tujuan agar jumlah pergerakkan seminimal mungkin, kecepatan dan ketepatan dalam mencari barang.
   
       Banyak rak penempatan barang dibuat berdasar standart atau ukuran umumnya, bukan diatur sesuai dengan kebutuhan atas barang yang ditempatkan. Rak etalase di pasar swalayan diatur sesuai dengan kondisi barang yang akan ditempatkan. Melalui pengaturan penataan barang sesuai dengan kondisi barang maka akan didapatkan penempatan yang optimum. Dimana ukuran dan susunan rak dibuat berbeda. Hal yang perlu dipertimbangkan adalah :

1. Jumlah barang masuk dan barang keluar.
    Pergerakkan barang ini perlu diperhitungkan agar tidak terjadi penempatan barang yang berpindah  dan menyulitkan pencarian atau opname barang manakala ditempatkan lebih dari 2 lokasi.

2. Item barang dan ukuran barang
    Barang colly ditempatkan di rak penempatan dan lantai penempatan karena jumlah volume yang besar. Penempatan barang “eceran” / packing dos kecil dilakukan di rak penempatan. Jumlah barang “eceran” yang ditempatkan di rak adalah maksimal satu setengah colly. Dalam melakukan pengisian rak maka hanya ada 1 colly barang yang dibuka. Kondisi ini memudahkan dan mempercepat pelaksanaan pengecekan, akurasi penghitungan dalam opname barang. Dimensi ukuran dan jumlah barang yang akan disimpan dapat diketahui meter lari rak yang dibutuhkan.

3. Rencana penempatan barang.
   Berdasar atas data item barang dan dimensi dapat dibuat rencana susunan penataan barang. Susunan penataan 2, 3, 4 tumpuk lebih, dimana jumlah tinggi susunan barang digunakan sebagai penentu dalam mengatur ketinggian rak penempatan barang. Tentunya dalam menentukan ketinggian rak perlu ditambahkan faktor jarak bebas hambatan ( tidak terhalang ketika menempatkan barang).  % jumlah item barang yang ditempatkan optimal menentukan ketinggian rak yang dibutuhkan. Disamping itu perlu diperhitungkan kemudahan pengambilan barang, dimana hanya ada 1 rak penempatan barang yang tidak terjangkau oleh pengambilan secara manual oleh petugas gudang (umumnya 2 meter). 

      Dengan perhitungan kebutuhan penempatan barang maka gudang dapat difungsikan secara optimal dan memudahkan petugas gudang dalam menempatkan barang. Permasalahan kelebihan stock telah dapat diantisipasi sejak awal, sehingga alamat penempatan barang menjadi jelas dan memudahkan dalam pencarian barang.
Moga bermanfaat, salam sukses selalu

Drs. Psi. Reksa Boeana
Executive Partner PT. Smart Business Solution.