Jaminan Bekerja Tanpa Selisih Stock

Banyak tindakan perbaikan dilakukan dengan fokus pada perbaikan dalam prosedur kerja. Proses kerja mengalami perubahan dan dampak dirasakan oleh pihak manajemen. Namun banyak juga yang hanya mendapatkan prosedur atau cara kerja yang dilakukan selama ini dibuatkan standarisasi. Standart Operating prosedur memang bermanfaat bagi perusahaan, sebagai pedoman kerja bagi karyawan sehingga mereka dapat mengetahui apa yang harus dikerjakan dan melindungi karyawan dari kesalahan kerja. Standart Operating Prosedur juga bermanfaat bagi karyawan baru dimana dengan pedoman tertulis tersebut memudahkan karyawan dalam memahami instruksi kerja atau penugasan dan mengurangi kesalahan kerja yang pernah terjadi.

Namun banyak juga yang telah menerapkan Standart Operating Prosedur, tetapi belum menunjukkan peningkatan kinerja yang diharapkan. Kesalahan kerja masih saja terjadi, kesalahan pengiriman juga belum dapat dihilangkan, waktu mencari barang yang cukup lama, selisih stock dan permasalahan lainnya. Sedangkan audit manajemen atas sistem dan prosedur di gudang telah dilakukan secara berkala. Sang auditorpun tak menemukan adanya penyimpangan yang berarti, beberapa memberikan koreksi atas kurang rapinya penempatan diatas palet, penempatan palet yang melebihi batas lokasi penempatan, tidak urutnya sistem filling administrasi atas bukti transaksi, dan penemuan lainnya. Namun temuan tersebut tidak terkait dengan kejadian selisih stock.

Sumber selisih stock perlu diidentifikasi lebih dulu sebelum cara kerja distandarisasikan melalui Standart Operating Procedure. Dari sisi pengeluaran barang, faktor penyebab selisih dapat terjadi dari proses pembuatan Delivery Order. Kesalahan ini diketahui bila ada kekeliruan dalam item barang yang diterima oleh pelanggan. item yang dikirimkan tidak sesuai dengan pesanan pelanggan.

Penyebab lainnya adalah dari sisi pengambilan barang. Bisa saja petugas pengambil barang kurang teliti dalam mengambil barangnya. Oleh karena itu sikap teliti perlu dibangun melalui prinsip 5R yang diterapkan di gudang dengan konsisten. Salah pengambilan juga dikarenakan manajemen penataan barang, bagaimana barang tersebut ditempatkan di lokasi rak penempatan. Barang dengan packaging yang sama perlu dipisahkan oleh jarak penempatan, menempatkan ukuran barang yang bersifat kontras sehingga meminimalisir kesalahan dalam mengambil barang. Kesalahan pengambilan barang juga bisa terjadi karena barang salah ditempatkan. Sumber penyebabnya adalah cara pengembalian atas barang yang salah ambil tidak distandarisasi. Tidak dilakukan pembagian tugas dalam melakukan penataan barang sehingga rasa tanggung jawab petugas dalam melakukan penataan yang tepat tidak jelas. Kejelasan tugas dan tanggung jawab sangat menentukan tumbuhnya rasa tanggung jawab melalui mekanisme pengukuran hasil kerja, umpan balik, dan konsekuensi atas kejadian salah penataan.

Kesalahan yang juga menjadi sumber penyebab selisih stock adalah proses kerja pemeriksaan barang yang dilakukan oleh petugas Checker. Kualifikasi petugas checker perlu ditetapkan dan manajemen perlu melakukan tes tentang ketelitian kerja dan pengetahuan tentang pengenalan barang (“product knowledge’) serta kedisiplinan karyawan. Proses kerja checker perlu dilakukan 2 tahap, untuk memberikan pemastian tentang kebenaran pengecekan barang. Kegiatan pengepakan barang juga dapat dijadikan aktifitas atas pemastian barang yang akan dikirimkan. Sumber penyebab lainnya adalah komplain pelanggan tidak dilakukan pengecekan tentang kebenaran barang yang dikirimkan. Tetapi memenuhi apa yang diminta oleh pelanggan. kondisi ini juga dapat menjadi faktor penyebab selisih stock. Perlu ada pemastian tentang barang yang dikirimkan telah benar dan pihak gudang dapat melakukan pengukuran untuk menjamin barang yang dikirimkan telah benar.

Bila semua aktifitas penyebab selisih stock telah dilakukan identifikasi, cara kerja telah dilakukan perbaikan, pengukuran kejadian salah kirim (salah satu penyebab selisih stock) telah dilakukan dan terbukti tidak terjadi kasus ini, standarisasi melalui Standart operating Prosedur telah dibuatkan dan disosialisasikan serta telah dilakukan audit kepatuhan terhadap cara kerja karyawan, maka jaminan bekerja tanpa selisih dapat diberikan. Kami melakukan langkah-langkah kerja ini untuk dapat memberikan pelayanan yang diharapkan.

Salam Sukses Selalu

Drs. Psi. Reksa Boeana

Executive Partner PT. Smart Business Solution

Dapatkan peluang passive income sebesar 20% dari penerapan program active learning

konsultasi hubungi : 08563221722

materi active learning : http://www.activelearningsolution.blogspot.com

pelatihan efisien efektif : https://activelearning.site anda dapat membaca artikel dengan klik blogger. dapatkan peluang menguasai materi warehouse management dan free konsultasi meningkatkan kinerja produktifitas gudang anda dengan latihan berpikir active learning