Konsultan Manajemen Gudang

Harga sebuah kepercayaan yang diberikan pada Konsultan Manajemen Gudang untuk membenahi sistem manajemen gudang di kantor cabang Jakarta dan meningkatkan kinerja pengirimannya dari 27 hari sampai 38 hari berbuah dengan diberikannya kepercayaan untuk memperbaiki kinerja gudang di kantor pusat. Apabila kita melakukan analisa atas jumlah waktu yang dibutuhkan untuk melakukan pengiriman barang maka permasalahan yang muncul tentunya adalah :

ü  Sistem penataan barang di gudang perlu dilakukan perbaikan.

ü  Pemilahan penempatan barang antara barang untuk keperluan penjualan eceran dan penjualan grosir atau paket tidak mendukung kecepatan dalam pencariannya sehingga petugas gudang enggan mengisi rak barang.

ü  Pengendalian stock barang kurang berjalan optimal. Kemungkinan kasus barang kosong cukup besar.

ü  Administrasi persediaan kurang akurat data stocknya.

ü  Lead time pengadaan barang dari kantor pusat bervariasi.

Program perbaikan di disain dan dipresentasikan pada Direksi dan manajemen. Manager gudang sampai senior staff gudang dilibatkan untuk dapat melakukan analisa penyebab masalah dan menentukan langkah perbaikannya. Pendataan atas item barang, arus keluar dan masuk barang dilakukan untuk menentukan kebutuhan barang yang perlu disediakan dan kebutuhan akan penempatan barang di lokasi gudang dan rak penempatan. Pengukuran atas dimensi barang juga dilakukan dengan membagi menjadi 6 ukuran dimensi untuk bisa mengoptimalkan kapasitas penempatan barang di rak atau lokasi penempatan barang. Perubahan jumlah barang dan penambahan item barang juga dijadikan pertimbangan sehingga manajemen memilih untuk melakukan investasi dengan sistem fleksible rack ( rak didisain dan dibuat oleh pabrikan).

Setelah dilakukan penataan dan identifikasi alamat penempatan barang maka barang didatangkan untuk memenuhi serie kelengkapan item barang agar barang  tersedia manakala di butuhkan. Item barang didatangkan cukup banyak agar variasi kedatangan barang dapat di tangani oleh penanggung jawab dan petugas gudang. Program penataan telah selesai dengan barang telah tertata dengan tepat sesuai dengan tempat yang telah ditetapkan. Petugas gudang juga telah menerapkan sistem kerja yang dirancang agar tidak terjadi kesalahan dalam menempatkan, mencari dan mengambil barang serta melakukan tertib administrasi. Data stock menjadi akurat, pengukuran telah dilakukan dengan stock opname sampling terutama atas barang yang bergerak.

Bagaimana dengan ketepatan dan kecepatan pengiriman? Pembuktian atas berjalannya sistem dibutuhkan karena perbaikan kinerja pengiriman masih belum sesuai dengan target yang ditetapkan (One day delivery). Jumlah stock dari masing-masing item telah memenuhi ketentuan untuk mendukung kecepatan pengiriman barang. Namun suplai barang dari pusat juga berpengaruh karena variasi waktu pengiriman yang masih cukup besar dan kasus salah kirim item barang masih terjadi. Pembuktian kecepatan pelayanan gudang, dilakukan oleh sales dan office boy. Apabila sistem penataan barang telah memenuhi ketentuan yang tepat maka setiap orang dapat mencari barang dengan variasi waktu yang tidak besar dan mencapai target yang ditetapkan.

Uji kepatuhan petugas gudang terhadap sistem yang disepakati menunjukkan hasil dimana 7 orang (selain petugas gudang) yang diberikan tugas untuk mencari barang mampu mencapai target dibawah 3 menit. Sistem dipatuhi dengan baik. Laporan diberikan pada pihak manajemen. Konsultan Manajemen Gudang sebagai pihak Konsultan yang bersama mereka, mendapatkan berkah karena kesungguhan semua personil untuk mewujudkan gudang yang baik. Proyek berikutnya adalah membenahi sistem gudang di kantor pusat.

Pada saat melakukan diskusi tentang cara kerja, sistem dan disain penempatan barang, pihak manajemen memandang bahwa sistem yang telah diterapkan di kantor cabang bisa di copy untuk gudang di kantor pusat. Sistem dan prosedur keluar-masuk barang  dan pencatatannya tentu berlaku umum dan harus di terapkan untuk semua gudang. Tetapi sistem penataannya berbeda karena fisik gudangnya ada di 4 lokasi. Manajemen perlu menetapkan gudang induk sebagai pusat transaksi keluar masuk barang. Sehingga pelayanan ke pelanggan menjadi jauh lebih cepat dengan mengurangi pemborosan dalam transfer barang dari gudang supporting. Ketentuan pengadaan barang yang akan ditempatkan di gudang induk ditetapkan melalui frekuensi penjualan atas item barang.

Proyek perbaikan gudang pusat sedang berjalan. Pihak manajemen menghendaki relokasi gudang dengan luas 2 ha lahan dalam waktu 2 tahun mendatang. Kamipun dilibatkan dalam memberikan gambaran tentang sistem penataan barang dan cara kerja di gudang seluas 2 ha. Tentu perlu mempertimbangkan efisiensi transportasi dan tenaga kerja di gudang. Penggunaan forklift akan lebih boros dibandingkan dengan menggunakan belt conveyor sebagai alat transportasi barang dari lokasi rak penempatan barang ke lokasi pengecekan dan packing. Dengan item barang yang sama, tetapi cara penataan dan cara kerja di masing-masing gudang berbeda.

Menata mempertimbangkan pergerakkan barang, menata fokus pada akhir dari suatu proses dalam mengeluarkan barang. Kecepatan pengiriman ditentukanoleh kecepatan barang tersebut ditemukan, kecepatan barang tersebut diambil dan ditransfer ke lokasi pengepakan dan dikirim ke pelanggan. salam sukses, moga berbagi datangkan manfaat.

Drs. Psi. Reksa Boeana

Executive Partner PT. Smart Business Solution

Dapatkan peluang passive income sebesar 20% dari penerapan program active learning. Konsultasi hubungi : 08563221722

materi active learning : http://www.activelearningsolution.blogspot.com

pelatihan efisien efektif : https://activelearning.site anda dapat membaca artikel dengan klik blogger. dapatkan peluang menguasai materi warehouse management dan free konsultasi meningkatkan kinerja produktifitas gudang anda dengan latihan berpikir active learning