FIFO, Prinsip Dalam Penataan Barang di Gudang

                FIFO (First In First Out) adalah prinsip dimana barang yang pertama kali keluar, harus lebih dulu keluar dibandingkan barang yang datang kemudian. Prinsip ini perlu diterapkan agar barang yang disimpan di gudang selalu barang yang lebih baru. Hal ini untuk menghindari terjadinya barang kedaluwarsa untuk barang yang memiliki masa waktu penggunaan, barang nampak bersih karena selama penyimpanan di gudang dapat terkena debu, packaging barang tidak rusak dan selalu baru, barang terhindar dari kerusakan. Banyak manfaat yang didapat apabila prinsip FIFO ini diterapkan. Petugas gudangpun juga telah memahami akan prinsip ini.

                Sama halnya dengan mendisplay barang di pasar swalayan. Petugas swalayan menempatkan barang baru di rak bagian belakang, agar tidak diambil oleh customer lebih dulu. Barang yang lebih awal ditempatkan di bagian atas dari barang yang datang kemudian. Dengan cara penataan ini maka pelanggan diharapkan memiliki peluang lebih besar untuk mengambil barang yang ada di atas tumpukan atau barang diposisi depan rak penempatan. Dalam mewujudkan prinsip ini, ada harga yang harus dibayar. Dimana karyawan perlu membongkar barang yang ada dilokasi penempatan barang dan memasukkan barang yang datang kemudian, serta mengembalikan barang pada penataan di lokasi penempatan. Memang perlu disadari bahwa untuk dapat mencapai hal yang lebih baik maka diperlukan upaya untuk mewujudkannya.

                Petugas gudang tentunya paham tentang prinsip FIFO ini. Namun banyak juga barang yang ditempatkan di gudang tidak menerapkan prinsip FIFO. Diperlukan sikap tegas dalam menerapkan sebuah prinsip yang mendatangkan banyak manfaat, tidak hanya bagi perusahaan tetapi juga bagi pelanggan karena mendapat barang dalam kondisi baik. Penetapan area tanggung jawab diperlukan untuk dapat melakukan pengukuran kemajuan perbaikan dan komitmen karyawan gudang dalam menerapkan prinsip FIFO ini.

                Dari sisi penataan maka, pengelola gudang perlu menetapkan cara penataan barang di rak atau lokasi penempatan agar mudah bagi petugas gudang menata dengan cara FIFO. Dengan menyiapkan model penataan FIFO maka petugas mendapatkan kemudahan untuk menempatkan barang secara FIFO. Pengawas gudang juga mudah untuk memeriksa dan mengukur prinsip kerja FIFO telah dijalankan. Prinsip kerja FIFO bekerja pada kedalaman. Oleh karena itu berapa jumlah barang yang akan ditempatkan perlu disediakan tempatnya. Penyediaan tempat dihitung berdasar atas jumlah pemesanan atau kebiasaan barang datang untuk item tersebut dan barang bergerak keluar. Dengan cara ini maka petugas gudang dimudahkan untuk menempatkan barang dilokasi penempatan.

Berbagi tuk datangkan manfaat, Salam Sukses Selalu

Drs.Psi.Reksa Boeana

Executive Partner PT. Smart Business Solution.

Dapatkan peluang passive income sebesar 20% dari penerapan program active learning

Hubungi 08563221722, https://activelearning.site dapatkan pemahaman materi , dapatkan peluang menguasai materi warehouse management dan peluang free konsultasi dengan latihan berpikir active learning.

Menata Bukan Pekerjaan Sekali Jadi

                Seringkali Penanggung Jawab Gudang dihadapkan dengan berbagai permasalahan dalam menata barang di gudang yang terbatas. Bila kondisi gudang luas maka tentunya lebih mudah bagi pengawas gudang dalam melakukan penataan barang. Menata barang perlu mempertimbangkan : pergerakan barang (fast-slow moving), ukuran barang (besar- kecil), sistem penjualan barang (partai-eceran), dan kelompok barang sehingga pada prinsipnya mampu menghasilkan pergerakkan minimal, ketepatan pencarian, kecepatan pencarian dan optimalisasi kapasitas muat gudang.

                Banyak dari pengawas gudang mempertahankan sistem penataan yang telah diterapkannya. Dalam mengatur penempatan barang (lay out penempatan barang) sudah mempertimbangkan prinsip-prinsip penataan. Oleh karena itu banyak dari pengawas gudang enggan melakukan perubahan penempatan barangnya. Mengubah berarti ada pekerjaan tambahan dalam melakukan pemindahan barang sedangkan jumlah petugas gudang terbatas, butuh sosialisasi pada peda petugas gudang agar mereka dapat mencari barang dengan tepat dan cepat, adanya faktor resiko kesalahan dalam pengambilan atau membutuhkan waktu dalam mencari barang.

                Kondisi telah berubah, tidak selamanya produk tertentu menjadi maskot dan terjual lebih banyak sehingga digolongkan sebagai barang fast moving. Bila sistem penataannya tidak berubah maka prinsip menata barang sudah tidak digunakan lagi dalam proses penataan barang karena item barang yang fast moving  telah berubah. Mempertahankan sistem penataan yang telah dilakukan akan menghambat terwujudnya pergerakan pekerja seminimal mungkin dalam mencari barang.

                Apabila seluruh barang yang ditempatkan di gudang berada pada lokasi penempatan yang sama, mungkin dampak mempertahankan posisi/letak penempatan barang tidak berpengaruh terlalu besar terhadap minimalisasi pergerakaan petugas gudang dalam mencari barang. Namun bila gudang penempatan barang ada di 4 lantai, maka tindakan memindahkan penempatan barang fast-moving di lantai 1 sangat berpengaruh pada kecepatan pelayanan ke pelanggan. Pelanggan tidak beralih ke pesaing karena kecepatan pelayanan yang baik.

                Lakukan evaluasi periodik 3 bulanan untuk memahami pergerakkan barang dan mengambil langkah yang tepat untuk mengatur penempatannya. Pekerjaan mengatur pemindahan barang mungkin membutuhkan waktu 1 hari tetapi berpengaruh pada frekuensi pengambilan barang untuk periode waktu yang lebih panjang.

Selamat tuk menghasilkan karya terbaik kita tuk peningkatan produktifitas perusahaan anda.

Salam sukses selalu

Drs.Psi. Reksa Boeana

Executive Partner PT. Smart Business Solution

Dapatkan peluang passive income sebesar 20% dari penerapan program active learning

Hubungi 08563221722, https://activelearning.site dapatkan peluang latihan berpikir dan free konsultasi untuk memperbaiki kinerja gudang anda dengan latihan berpikir active learning

Menata barang di Ruang yang sempit.

                Bagi pengelola gudang  tentunya telah memahami bahwa perlu sistem penataan barang di gudang agar memudahkan ketika menempatkan dan mencari barang. Dalam menata diperlukan alamat penempatan dan identitas penempatannya sehingga setiap orang dapat mencari barang yang dibutuhkan dengan tepat dan cepat. Namun yang menjadi persoalan adalah bila lokasi penempatan barang tidak cukup memadai, ruang penempatan di gudang menjadi sempit karena volume barang yang harus ditempatkan semakin bertambah.

                Sebagian besar pengelola gudang, berusaha untuk menempatkan barangnya dilokasi yang masih bisa ditempati barang. Kegiatan mengatur kembali penempatan barangpun dilakukan. Barang yang datang dicarikan lokasi untuk penempatannya. Aturan untuk menempatkan barang sesuai alamat penempatannya menjadi diabaikan. Prioritas utama adalah menerima barang yang datang dan menempatkan dilokasi gudang. Tak ada tempatpun dicarikan solusi untuk penempatannya. Hanya sebagian kecil dari pengelola gudang yang memberikan laporan pada pihak manajemen tentang kondisi penempatan barang di gudang. mengajukan usulan untuk melakukan pemecahan masalah dalam penempatan barang yang memudahkan ketika mencari barang kembali. Masalah muncul ketika barang yang dicari sulit ditempatkan, petugas gudang yang menaruh item barang tersebut berhalangan hadir.

                Pengelola gudang menjadi tersadar, bahwa kondisi penataan barang (lay out penataan barang) di gudang menjadi salah urus (mis management). Namun banyak pengelola gudang yang sadar tetapi tak mampu berbuat karena ruang penempatan barang di gudang sempit. Umumnya mereka menyalahkan manajemen karena mendatangkan jumlah barang yang melebihi kapasitas muat gudang. Sebagian yang mengambil tindakan menata ulang penempatan barang di gudang, namun belum mampu menunjukkan hasil yang berpengaruh pada perbaikan kinerja gudang.

Langkah yang kami lakukan ketika diminta untuk melakukan penataan dan meningkatkan kinerja gudang adalah sebagai berikut :

1.      a.  Memilahkan penempatan barang berdasar pergerakkan barang (fast moving, medium moving, dan slow moving). Menempatkan barang slow moving di lokasi penempatan yang bisa membuka peluang barang fast moving ditempatkan di lokasi yang tak jauh dari pintu keluar dan masuk barang. Membatasi area dan volume penempatan barang slow moving dengan melakukan kalkulasi kebutuhan penempatan untuk barang fast dan medium moving.

2.      b. Mengajukan usulan pada manajemen untuk melakukan cuci gudang dengan membuang barang yang rusak dan kurang memiliki nilai jual, membuat program penjualan dengan potongan khusus. Tindakan ini dilakukan bila lokasi yang direncanakan untuk penempatan barang slow moving tidak mencukupi.

3.       c. Optimalisasi penempatan barang dengan memperbesar volume penempatan barang. Barang di pilahkan berdasar atas ukuran barang. Tindakan ini memungkinkan untuk meningkatkan volume penempatan barang dilokasi penempatan dan memudahkan pelaksanaan penataan barang.

4.       d. Mengoptimalkan utilisasi penggunaan rak penempatan barang. Rak mampu dioptimalkan untuk penempatan barang. Penata gudang (desainer) perlu lebih dulu membuat data analisa atas pergerakkan barang untuk menentukan berapa jumlah barang yang tepat untuk di tempatkan dilokasi rak penempatan. Menghitung volume barang dan kebutuhan penempatan sehingga rak dapat dioptimalkan untuk penempatan item barang. Melakukan modifikasi rak penempatan barang serta merencanakan tahapan kerja untuk melakukan modifikasi rak dan menempatkan barang pada rak penempatan barang.

5.       e. Hasil analisa pergerakkan barang masuk dan keluar, dapat digunakan sebagai dasar untuk menetapkan jumlah barang yang perlu ditempatkan dalam baris dan kolom penempatan. Tindakan ini diperlukan agar prinsip FIFO (First In First Out) dapat berjalan.

6.      f. Memilahkan lokasi penempatan jumlah besar dan jumlah kecil. Barang jumlah besar dengan ukuran besar dapat ditata merapat dan diberikan tanda agar memudahkan untuk mencari barang dan melakukan penghitungan barang. Tanda dapat dituliskan seragam di sudut kanan atas. Sesuai dengan kebiasaan manusia untuk cenderung kekanan atas pada saat pertama kali. Barang jumlah sedikit ditempatkan dengan mempertimbangkan jumlah item yang besar. Variasi item barang yang ditempatkan menyebabkan efisiensi lokasi penempatan barang ( cara menata barang jumlah sedikit, dengan meminimalisasikan pergerakan dalam menempatkan dan mengambil barang).

7.       g. Membuat daftar alamat penempatan barang sehingga memudahkan untuk mencari barang yang dibutuhkan. Sistem penataan yang baik, membutuhkan waktu dibawah 3 menit dalam mencari barang tanpa salah, dan variasi waktunya tidak terlalu besar antara petugas gudang dan non gudang.

Demikian yang dapat kami bagikan untuk dapat menjadi bahan pertimbangan dalam menata ulang lokasi penempatan barang di gudang yang sempit. Salam sukses selalu.

Drs. Psi. Reksa Boeana

Executive Partner PT. Smart Business Solution.

Dapatkan peluang passive income sebesar 20% dari penerapan program active learning

materi active learning : http://www.activelearningsolution.blogspot.com

Hubungi 08563221722, https://activelearning.site Dapatkan peluang menguasai materi dan free konsultasi memperbaiki kinerja gudang anda dengan latihan berpikir active learning.

Pertimbangan dalam manajemen penataan.

     Pengelola gudang kadang mengalami kesulitan manakala ia harus menempatkan barang di gudang ketika jumlah barang yang datang kurang bisa diprediksikan dan jumlah item barang banyak mengalami perubahan seiring dengan turun naiknya kondisi bisnis. Bila pihak management memiliki komitmen yang jelas dalam hal pengaturan jumlah pengadaan barang dengan item yang tetap maka pengelola gudang tidak mengalami kesulitan.

    Ketika jumlah barang meningkat drastis karena harga yang jauh lebih rendah atau berubahnya pandangan bisnis pengusaha dalam melihat peluang dipasar, sehingga item barang baru banyak pula didatangkan, umumnya pengelola mengalami permasalahan dengan penataan barangnya. Pengaturan yang dilakukan tidak disesuaikan dengan tingkat arus masuk dan keluar barang. terutama bila pengelola gudang mendapatkan informasi kedatangan barang secara mendadak.

    Tempat kosong atau jumlah barang sedikit di lokasi sering menjadi sasaran untuk menempatkan barang yang baru masuk. Kekacauan ini mengakibatkan sistem penataan barang menjadi tidak termanage dengan baik. Dimana pada akhirnya, pegawai gudang akan mengalami kesulitan dalam mencari barang karena barang tercampur dengan barang lainnya. Oleh karena itu dalam manajemen penataan barang perlu diantisipasi terjadinya permasalahan ini dengan menyediakan lokasi barang luber ( tak cukup ditempatkkan di lokasi rak penempatan).

    Dengan adanya lokasi luber maka penataan barang di lokasi penempatan barang menjadi tetap dan tidak berubah penempatannya. Kondisi ini memudahkan petugas gudang untuk mencari barang yang dibutuhkan. Dengan menyediakan lokasi luber berarti hanya ada 2 penempatan barang. Hal ini sama dengan kita pindah alamat sementara, bila tidak ada di rumah berarti di hotel, di masjid, di pasar atau lainnya. Bila tidak disediakan lokasi ini maka barang yang sama bisa ditempatkan di 3 atau lebih lokasi penempatannya. Kondisi ini menyulitkan petugas gudang dalam mencari barang, terutama yang menempatkan berhalangan hadir kerja. Semua barang yang ditempatkan di lokasi luber diberikan kartu luber, sistem ini lebih efisien dibandingkan harus memindahkan alamat penempatan barang dengan menginput di komputer, melalui form Bukti Transfer Barang.

    Cara penempatan di lokasi luber memudahkan pekerja gudang dan orang yang membutuhkan barang. Apabila lokasi luber tidak mampu menampung banyaknya barang yang datang, maka berlaku sistem penataan di ruang sempit (dalam manajemen gudang) dimana optimalisasi penempatan barang sangat dibutuhkan. Penempatan barang dalam jumlah sedikit perlu ditata sesuai prinsip, jumlah penyimpangan adalah lebih sedikit daripada jumlah penataan yang standart. Melalui prinsip ini maka mudah sekali mengidentifikasi penempatan barang dan meminimalkan pergerakkan manakala mengambil barang.

Moga bisa bermanfaat, Salam Sukses selalu

Drs.Psi. Reksa Boeana

Executive Partner PT. Smart Business Solution.

Dapatkan peluang passive income sebesar 20% dari penerapan program active learning

Hubungi 08563221722, https://activelearning.site klik blogger untuk dapat membaca artikel, upaya peningkatan produktifitas melalui active learning

Mengimplementasikan Rancangan Penataan Barang di Gudang

Adakalanya apa yang diharapkan tidak sesuai dengan kenyataan. Oleh karena itu perlu memahami prinsip kerja dalam penataan barang. Manakala terjadi kondisi yang berbeda maka secara prinsip ada hal-hal yang perlu dilakukan dan ada hal yang bisa dikesampingkan lebih dulu untuk kemudian dilakukan perbaikan. Pada prinsipnya adalah jangan membuat pekerja gudang berulang kali melakukan penataan karena ketidak sesuaian kondisi. Keputusan segera dibuat karena pihak Direksi menghendaki barang segera ditempatkan di rak yang telah diinvestasikan.

Meeting koordinasi untuk memberikan pemahaman sebagai langkah awal agar pekerja gudang dan karyawan yang terlibat bisa memahami bagaimana melakukan penataan barang. Alat bantu handling material belum siap, lift untuk mengangkat barang dari lantai 1 ke lantai 2 masih dipesankan melalui jasa importir. Bagaimana agar barang segera dapat ditempatkan sehingga rak segera difungsikan dan pencarian barang menjadi lebih mudah.

Langkah penataan adalah membuat ranking kelompok barang. Pelaksanaan ranking berdasar atas jumlah item barang dalam kelompok, identifikasi jumlah item yang fast moving, medium moving dan slow moving. Kemudian melakukan pembobotan agar memudahkan untuk menempatkan kelompok item barang di rak penempatan. Nilai prosentase dijadikan ukuran untuk menempatkan posisi barang di depan, tengah dan belakang. Agar menghindari pencarian karena item data cukup banyak maka seluruh item fast moving di beri warna hijau, medium moving warna kuning dan slow moving dengan warna merah.

Kelompok item barang yang memiliki nilai prosentase bobot terendah diprioritaskan untuk ditata lebih dulu (lay out penempatan barang perlu di tata ulan). Karena kondisi barang telah terbuka dari dos (colly packaging barang) maka diperkirakan posisi penempatan atas item barang yang belum tersedia. Alokasi penempatan berdasar ukuran lebar colly packaging barang. Dengan melakukan kegiatan ringkas lebih dulu (prinsip 5R) maka pelaksanaan penataan menjadi jauh lebih produktif, karena pekerja tidak perlu naik – turun tangga dalam menempatkan barangnya.

Penamaan alamat penempatan barang dengan memasang kode alamat penempatan yang seharusnya lebih dulu dilakukan agar petugas gudang dapat menempatkan barang dengan lebih mudah sesuai dengan rancangan penempatan barang. Namun mengingat panjang rak maka kode alamat penempatan barang dipasang sementara. Rak yang panjang menyebabkan pekerja mencari barang dengan pandangan yang lebih lama. Agar mengurangi kesalahan dalam pengambilan barang, meskipun dilakukan oleh karyawan baru , maka alamat penempatan diletakkan tepat ditengah barang yang ditempatkan di rak. Satu item barang hanya memiliki satu alamat penempatan barang.

Pelatihan dalam manajemen penataan perlu dilakukan agar karyawan juga dapat memberikan kontribusi manakala rancangan penempatan barang tidak sesuai dengan kondisi barang dilapangan. Persiapan yang baik mampu menghasilkan karya yang baik. Semakin banyak karyawan gudang yang memahami manajemen penataan barang di gudang maka mereka memiliki inisiatif untuk mengusulkan cara yang lebih cepat dalam menyelesaikan masalah-masalah dalam penataan barang di gudang. Qualitas hasil pikir ditentukan oleh banyak kepala yang menghasilkan karya terbaiknya.

Salam sukses selalu

Drs. Psi. Reksa Boeana

Executive Partner PT. Smart Business Solution.

Dapatkan peluang passive income sebesar 20% dari penerapan program active learning

Hubungi 08563221722, https://activelearning.site  klik blogger untuk dapat membaca artikel untuk peningkatan produktifitas